GoBD 2019 - Neufassung durch BMF veröffentlicht

GoBD 2019 - die Neufassung der GoBD wurde am 11.07.2019 durch das BMF veröffentlicht

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Die Finanzverwaltung hat die am 11.07.2019 neu gefassten GoBD zunächst zurückgezogen (so das BMF (Bürgerforum)). Gemäß BMF sind weiterhin die GoBD vom 14.11.2014, veröffentlicht im BStBl I 2014 S. 1450 maßgeblich. Die im Juli 2019 veröffentlichte Folgeversion der GoBD wurde auf der Internetseite des BMF entfernt, da noch Abstimmungsbedarf besteht. 

Hier die offizielle Stellungnahme des BMF: "Maßgeblich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014, veröffentlich im Bundessteuerblatt (BStBl) I 2014 S. 1450. Da weiterer Abstimmungsbedarf mit den Bundesländern besteht, wurde die im Juli auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen veröffentlichte Folgeversion der GoBD wieder entfernt. Wir gehen davon aus, dass das Folgeschreiben nach erfolgter Abstimmung mit den Ländern kurzfristig wieder online gestellt und im Bundesteuerblatt veröffentlicht wird."

Die im Folgenden beschriebenen Änderungen gelten also vorerst noch nicht.

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Ende 2018 hat die Finanzverwaltung einen ersten Entwurf der Neufassung der GoBD vorgelegt. Nun ist es soweit. Am 11.07.2019 hat das BMF die Neufassung der GoBD veröffentlicht. Gemäß dem BMF heißt es, dass die „GoBD 2019“ es ermöglichen durch innovative Prozesse und mobiles Scannen den nächsten Schritt zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung zu gehen.

Was ändert sich in Sachen GoBD 2019?

Die GoBD vom 14.11.2014 sind nun durch die Neufassung ersetzt worden. Die GoBD 2019 gelten für Besteuerungszeiträume die nach dem 31.12.2019 enden. Es wird nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die neuen GoBD auch schon vorher anwendet.

Die wichtigsten Neuerungen der GoBD 2019 im Überblick

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Vollständigkeit der Aufzeichnungen Rz 39

Sämtliche Aufzeichnungen sind einzeln aufzuzeichnen. Von der Pflichtu zur einzelaufzeichung darf nur in ganz engen Ausnahmen abgewichen werden. In den GoBD 2019 ist dieser Rehmen nun noch enger formuliert als vorher. Die Aufzeichnung jeden einzelnen Geschäftsvorfalls ist nun nur dann nicht zumutbar, wenn dies technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Rz 48 und 50

In den GoBD 2019 hat sich die Erfassung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben verschärft. Diese müssen nun zwingend täglich festgehalten werden.

Eine weitere Verschärfung ist in Rz. 50 zu finden. Sofern die Verbuchung von Geschäftsvorfällen nicht in laufender Weise, sondern nur periodenweise erfolgt, ist dies nur noch unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

• Die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah (Bargeschäfte täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 20 Tagen) in Grundbüchern festgehalten.
• Es muss durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt werden, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen; dies kann durchlaufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen geschehen.
• Die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle muss zudem im Einzelfall gewährleistet sein.
• Es erfolgt zeitnah eine Zuordnung, z.B durch Kontierung, mindestens aber die Zuordnung ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Vorgang handelt.

Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt Rz 136

Bisher war die Finanzverwaltung der Auffassung, dass das digitalisieren von Belegen nur mit stationären Scannern zulässig ist. Hier geht das BMF nun mit der Zeit und gestattet es, Belege auch mobil, z.B. durch Abfotografieren mit einem Smartphone (Scan-App) zu erfassen. So nehmen die Möglichkeiten der Digitalisierung von Papierbelegen in der Praxis enorm zu.

Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland Rz 132

Mit den GoBD 2019 erlaubt die Finanzverwaltung nun endlich, dass Belege auch im Ausland digitalisiert werden dürfen. Wichtig: die finale Archivierung der Belege muss nach wie vor in Deutschland erfolgen (§ 146 AO).

Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig Rz 136

Wenn die Verlagerung der elektronischen Buchhaltung ins Ausland durch die Finanzverwaltung genehmigt wurde (§ 146 Abs. 2 AO), wird es nun nicht mehr beanstandet, wenn die noch papierhaften Belege ins Ausland gebracht und erst dort digitalisiert werden.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion Rz 135

Werden Daten in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhous-Format) umgewandelt, ist es künftig unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, dass nur noch die konvertierten Daten vorgehalten werden.

Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen Rz 20

Cloudsysteme werden in der Neufassung der GoBD nun explizit in die Datenverarbeitungssysteme mit einbezogen.

Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein Rz 154

Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versmoniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.

​Datenzugriff der Behörde Rz 164 nur noch Z-3 Zugriff

Bisher war es so, dass Unternehmen sicherstellen mussten, dass die Daten über den kompletten Archivierungszeitraum lesbar gemacht werden mussten. Und zwar auf den eigenen Systemen. Das war in der Praxis insbesondere nach einem Wechsel der Hard- und/oder Software problematisch. Hier mussten regelmäßig die alten Systeme vorgehalten werden. Ein Punkt, der vollkommen vorbei an der Betriebspraxis geht. Dies wurde mit der Aktualisierung der GoBD glücklicherweise geändert. Sofern noch nicht mit Außenprüfungen begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. auf die Umstellung folgenden Kalenderjahres nur noch der sogenannte Z3-Zugriff, also in Form der Datenträger zur Verfügung gestellt wird

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Erstellt am 13.08.2019