So machst du dein Rechnungswesen fit für die digitale Zukunft!
Verschwendung von Arbeitszeit
Verschwendung von Arbeitszeit kann durch die Digitalisierung einfach verhindert werden!
Mehr als 13% der Arbeitszeit verschwenden deine Mitarbeiter tagein tagaus mit dem Suchen von Belegen. Das geht unter Anderem aus einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey hervor. 19% der Arbeitszeit werden demnach für das Suchen nach Informationen verwendet. Im Rechnungswesen entfallen 13% der Arbeitszeit ausschließlich auf das Suchen von Belegen. Wenn du das auf das Jahr hochrechnest, sprechen wir von über 20 Arbeitstagen! Mehr als ein Monat wertvolle Arbeitszeit werden pro Mitarbeiter mit unproduktivem Suchen verschwendet! Das kostet dich als Unternehmer bares Geld. Viel bares Geld!
Ändere das! Bring jetzt Ordnung in dein Unternehmen!
Alles was du dafür benötigst, ist ein digitales Archiv oder ein Dokumentenmanagement-System. Dort werden alle relevanten Dateien, Dokumente und E-Mails GoBD konform und damit revisionssicher abgelegt. Bei modernen Systemen wird der in den Dokumenten usw. enthaltene Text automatisch erkannt (OCR). Weiterhin kannst du die Bearbeitung durch das Anbringen von Notizen oder das Definieren von Workflows weiter vereinfachen. Die Suche nach Belegen erfolgt einfach, googleähnlich durch die Eingabe von Schlagwörtern in der Suchzeile. Natürlich können die Suchergebnisse auch individuell gefiltert werden.
Beispiel aus einer nicht digitalisierten Buchhaltung
Einer Ihrer Lieferanten ruft an und behauptet, dass eine Rechnung noch nicht bezahlt sei. Rechnungsnummer, Datum und Betrag teilt er deiner Mitarbeiterin mit. Die Mitarbeiterin, nennen wir sie Pia, notiert sich die Daten und verspricht dem Lieferanten, sich gleich nochmals zu melden. Pia, die gerade dabei war, ein Angebot für einen neuen Kunden zu erstellen, wird aus diesem Prozess herausgerissen und begibt sich ins Archiv um den entsprechenden Beleg zu suchen und zu prüfen, ob dieser tatsächlich nicht bezahlt wurde. Nachdem Pia 15 Minuten nach dem Beleg gesucht hat und diesen nicht finden kann, fragt sie Anna, die sich um den Zahlungsverkehr kümmert um Hilfe. Gemeinsam suchen beide eine weitere viertel Stunde und finden endlich den Beleg, der fälschlicherweise im Ordner für den Monat Mai und nicht für den Monat Juni abgeheftet war. Da auf dem Beleg nicht vermerkt ist, wann und von welchem Bankkonto dieser bezahlt wurde, blättert Pia weitere 10 Minuten die Kontoauszüge durch, kann dann aber die zugehörige Zahlung finden. Pia ruft den Lieferanten an, erfährt aber, dass die zuständige Sachbearbeiterin gerade in einer Besprechung ist, sie danach aber zurückrufen werde. Eine Stunde später wird Pia erneut durch den Rückruf des Lieferanten auch ihrer produktiven Tätigkeit gerissen, kann dem Lieferanten aber mitteilen, wann der Beleg gezahlt wurde, das Problem ist gelöst.
Für diese kleine, eigentlich belanglose Alltagssituation ging nun über eine Stunde wertvolle Arbeitszeit verloren!
Das gleiche Beispiel nun jedoch aus der Perspektive einer digitalisierten Buchhaltung
Der Lieferant ruft an und teilt Pia mit, dass eine Rechnung noch nicht bezahlt sei. Pia gibt lediglich die vom Lieferanten mitgeteilte Rechnungsnummer in die Suchleiste des Archivsystems. Sofort erscheint der digitale Beleg auf dem Monitor von Pia. Da die Bankkonten für den Zahlungsverkehr ebenfalls mit der Software verknüpft sind, erkennt Pia durch den elektronischen "Bezahlt" Stempel auf dem Beleg, dass dieser bezahlt ist, in der Informationsspalte rechts vom Beleg, sieht Pia auch genau wann und von welchem Bankkonto die Zahlung erfolgte. Der Lieferant entschuldigt sich für das Missverständnis, dann Problem ist gelöst.
Verschwendete Arbeitszeit hier: 3 Minuten!!!
Wie du erkennen kannst, kann auch die Automatisierung und Digitalisierung der Belegablage nicht verhindern, dass es zu Rückfragen von Kunden oder Lieferanten kommt. Was aber drastisch gemindert wird, sind die Suchzeiten für die entsprechenden Informationen.
Ich möchte diese Beispiele kurz monetär bewerten. Nehmen wir für die Mitarbeiterinnen im Rechnungswesen nur einen geringen Produktivstundensatz von 50 EUR pro Stunde an. Dann hat die Suche nach dem Beleg bei der analogen Buchhaltung über 50 EUR gekostet, hingegen bei der digitalen Buchhaltung lediglich 2,50 EUR. Einsparvolumen hier bei einem Beleg 47,50 EUR!
Wie viele Belege werden in deinem Unternehmen tagein tagaus gesucht?
Wie viel Geld verschwendest du dadurch momentan Monat für Monat?
Quelle:
Erstellt am 17.08.2019